¿Debo de aprender (o aprender más) Excel?

Mi Historia,

Era el año de 1991 cuando descubrí Excel. Tenía una poderosa Mac Classic con 20 Mb de disco duro, 2 Mb de RAM y monitor monocromático de 9 pulgadas.

Cuando ví el programa, no sabía muy bien en qué consistía; sólo sabía que podía hacer cálculos y gráficas. Pensé: "Tengo que aprender a usar este programa, me será útil cuando empiece a trabajar (era estudiante)". Nunca tuve tanta razón.

No recuerdo si era la versión 2 ó la 3. El programa completo de Excel cabía en un disquette de 1.44 Mb, y al menos para la versión para Macintosh, el programa era un solo archivo, y podía correrse desde el disquette.

Cada libro de trabajo tenía sólo una hoja; era posible abrir varios libros a la vez y hacer referencias a otros libros.

Conseguí un libro que se llamaba "Hands on Excel"; el libro incluía un disquette con ejercicios. Como era verano y estaba de vacaciones, en unos pocos días realicé todos los ejercicios del libro, y al cabo de una semana, ya podía hacer algunas macros básicas.

Recuerdo que hice una macro que al introducir la fecha en una celda, la macro generaba un calendario de ese mes. Fue amor a primera vista…  

 

¿Qué es Excel?

Es una aplicación de hoja de cálculo.

La primera hoja de cálculo VisiCalc salió al mercado en 1979. Durante los 80's y la primera mitad de los 90's hubo una guerra entre las diferentes hojas de cálculo.

La primera versión de Excel fue en 1985 y parece que llegó para quedarse. Con el tiempo Excel ha cambiado mucho

Excel 1.5

Excel 2003

Pero los usos las hojas de cálculo aún son los mismos:
- Realizar cálculos
- Manejar listas
- Hacer gráficas

En muchos centros de trabajo, Excel es la herramienta más usada y en algunos otros es prácticamente la única herramienta de trabajo. Se usa para llevar contabilidad, pare controlar inventarios, para análisis financieros, para analizar información de calidad, de producción, control de documentos, estadísticas, incluso para aplicaciones científicas y de ingeniería. En fin, miles de usos, y aunque existan sistemas que lleven esas tareas, muchas veces es difícil analizar la información que proporcionan, es ahí donde entra Excel.

Fuera del ambiente de trabajo, el uso de Excel también es popular y fácil. Basta con descargar del Internet (o diseñar uno mismo) algunas plantillas (templates) para uso personal como presupuestos, amortizaciones, control de gastos, calendarios, listas de diferentes tipos, etc.
- Ejemplos en español
- Ejemplos en inglés

 

¿Por qué aprender Excel?

Jorge Camoes dice en su blog que aprendió a usar Excel para poder pasar más tiempo con sus hijos; es tonto desperdiciar el tiempo en el trabajo mientras se puede salir temprano a jugar con los pequeños.

En una ocasión, ví una chica que trabajaba en una lista de aproximadamente 1,000 empleados. Después de una hora, observé que seguía laborando en la misma lista y le pregunté qué era lo que hacía. Estaba tecleando nuevamente todos los nombres de mayúsculas a mayúsculas y minúsculas; le mostré la función =NOMPROPIO() (=PROPER()); un minuto después la lista estaba completa.

En muchas ocasiones he visto ese rostro, mezcla de asombro y desconcierto; seguramente piensan en todo el tiempo que pudieron haber ahorrado (en ese momento y en el pasado) de haber conocido una simple función.

No es necesario ser experto de Excel para poder ahorrar tiempo, un par de funciones pueden librarte de horas de trabajo

 

Niveles de Conocimiento

Para saber si debes de aprender (o aprender más) Excel, es necesario comparar el nivel de conocimiento contra el nivel de utilización en tu vida diaria o en el trabajo.

A continuación escribo una lista, hecha a mi buen entender, de los niveles de conocimiento de Excel. Se aceptan sugerencias para completarla.

• Nivel 0: Nunca ha utilizado Excel, ni tiene idea de cómo usarlo.
• Novato: Puede introducir información en las celdas, aplicar algunos formatos, fórmulas básicas con operaciones aritméticas (+, -, *, /), funciones como SUMA() (SUM())
• Principiante: Aplica Autofiltros, Tablas dinámicas (pivot tables), gráficas, funciones que aplican a su tipo de trabajo: Ejemplo BUSCARV() (VLOOKUP()); puede ordenar (sort) listas de datos, entiende y puede adaptar fórmulas escritas por otras personas.
• Intermedio: Utiliza fórmulas avanzadas, puede encontrar y utilizar cualquier tipo de función, formatos condicionales, usa grupos en las tablas dinámicas, define nombres a rangos, se desplaza con facilidad y rapidez en archivos grandes.
• Avanzado: Utiliza fórmulas de matriz (array). Las usa, pero generalmente las copia de algún lugar, usa rangos dinámicos, importa datos de bases de datos o de internet, sus archivos se actualizan en forma automática o semiautomática.
• Experto: Realiza gráficas interactivas, sus archivos se actualizan automáticamente, realiza reportes complicados en unos cuantos minutos, agrega controles, escribe y entiende las funciones de matriz y busca facilitar el uso del archivo por otras personas (después de todo... ¿para qué hacer este maravilloso reporte, si sólo yo lo entiendo?)
• Gurú:Ha escrito por lo menos un libro sobre Excel, participa activamente en foros, imparten seminarios, generalmente tienen un sitio de Excel, son la fuente de conocimiento para todos aquellos realmente interesados en aprender Excel.

En resumen, podría decirse que mientras más se utiliza Excel, más se debería saber sobre el programa, sin embargo, hay personas que usan Excel como receta de cocina: aprendieron los pasos y los siguen al pié de la letra, sin imaginar que existen otras maneras de lograr el proceso de forma más rápida y eficiente.

Por otra parte, hay personas que no usan el Excel, ni saben para qué sirve: para ellos sería conveniente conocer las bases del programa, con el fin de estar preparados para el momento en que lo necesiten. Quizás lo requieren ahora mismo y no tiene idea del tesoro que guardan entre la paquetería que ya tienen instalada en su pc desde que la adquirieron.

Finalmente están los usuarios que utilizan mucho Excel pero, lamentablemente invierten mucho tiempo actualizando archivos y gráficas. Son eternos novatos o principiantes cuando tienen potencial para alcanzar calidad de expertos.

Como podemos darnos cuenta, siempre hay un buen motivo para explorar Excel y descubrir sus bondades.

Un saludo para todos.