Fundamentos de fórmulas y funciones en Excel

Aún cuando la intención del blog no es incluir tutoriales, expongo algunos con los fundamentos de Excel. El propósito no es mostrar paso a paso cómo hacer algunas tareas de Excel, sino analizar detenidamente sus fundamentos.
Quien logre aplicarlos acelerará notablemente su aprendizaje.
El principal uso de una hoja de cálculo como Excel es precisamente ejecutar cálculos.
 

Fórmulas Básicas de Excel

Las fórmulas son ecuaciones matemáticas que ejecutan cálculos con los valores que se encuentran en una hoja de trabajo.

Un cálculo sencillo sería 5+2 Introducimos en la celda A1 la fórmula =5+2 La celda no muestra la fórmula, sino el resultado del cálculo, es decir 7

Si introducimos la fórmula =5+2*3 El resultado es 11, porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma 2x3=6 y después 6+5=11.

Para sumar y después multiplicar, se usan los paréntesis. La fórmula =(5+2)*3 Tiene como resultado 21 5+2=7 y después 7*3=21.

Resultaría poco práctico introducir los cálculos de esta manera, especialmente si hay que realizar varios, por lo tanto, en vez de usar valores en las fórmulas, se introducen valores en celdas y se hace referencia a esas celdas para ejecutar los cálculos:

En el siguiente ejemplo

En la celda B7 se encuentra la fórmula
=B2+B3+B4+B5.

En la celda C7 se encuentra la fórmula
=C2+C3+C4+C5.

En la celda C9 se encuentra la fórmula
=B7+C7.

En el momento en que alguno de los valores cambie, Excel actualiza nuevamente el cálculo utilizando el nuevo valor y muestra el nuevo resultado.

Es posible sumar fácilmente 5 valores como en el ejemplo pero, ¿qué ocurre cuando hay 20, 100, o incluso, varios miles de valores?

Para eso existen las funciones.
 

Elementos de las fórmulas de Excel.

• Signo de igual: (=) El primer carácter de una fórmula siempre es el signo de igual, éste le "dice" a Excel que tiene que ejecutar un cálculo.
• Constantes: Ejemplo: 5.
• Referencias: Ejemplo: B2. Excel realizará el cálculo con el valor que se encuentra en la intersección de la columna B y el renglón 2.
• Operadores: Ejemplo: (+) para sumar. Los operadores aritméticos son (existen también otros tipos de operadores):
  • + Suma,
  • - Resta y Negación
  • * Multiplicación
  • / División
  • % Porcentaje
  • ^ Exponenciación
• Paréntesis: Para controlar el orden en que Excel evalúa las expresiones de la fórmula.
• Funciones: Esto incluye a las funciones, como SUMA °SUM°;, y sus argumentos.
  

 

Funciones Básicas de Excel

Las funciones son fórmulas predefinidas. Las funciones pueden ejecutar cálculos simples o complejos.

La Función SUMA °SUM°

Regularmente, la primera función que los usuarios de Excel aprenden a utilizar es SUMA °SUM°.

En el ejemplo

La fórmula en la celda B7
=B2+B3+B4+B5
Fue cambiada a
=SUMA(B2:B5) °SUM(B2:B5)°

La fórmula en la celda C7
=C2+C3+C4+C5
Fue cambiada a
=SUMA(C2:C5) °SUM(C2:C5)°

La fórmula en la celda C9
=B7+C7
Fue cambiada a
=SUMA(B7; C7) °SUM(B7, C7)°
 

Elementos de la función en Excel:

• Nombre de la función: SUMA °SUM°es el nombre de la función; siempre está escrita en mayúsculas, si se escribe en minúsculas, Excel la convierte a mayúsculas al terminar de introducir la fórmula.
• Paréntesis: (.....) Toda función de Excel tiene un paréntesis que abre y otro que cierra: esto resulta obvio, pero en fórmulas avanzadas a veces es difícil determinar cuántos paréntesis hay que incluir y dónde cerrarlos.
• Argumentos: Los argumentos validos pueden ser:
  • Una Referencia de celda: Ejemplo: B7.
  • Un Rango: Ejemplo: A1:A10.
  • Una constante: Ejemplo: 5
  • Operaciones: Ejemplo: 3*6
  • Otra función: A esto se le nombra Funciones anidadas (nested).
• Separadores: Sirven para separar los argumentos. El separador que se utiliza cambia de acuerdo a la configuración de la computadora, no depende de Excel. En el panel de control están las opciones regionales y de lenguaje. Para el caso de México, el separador es punto y coma (;) y para el caso de EU es la coma (,).

 

Sintaxis de la función SUMA °SUM°

La sintaxis de una función indica la forma correcta en que deben estar colocados sus elementos.

A partir de la versión de Excel 2003, al momento de introducir una función aparece la herramienta de visualización (tooltip), que es una caja de diálogo, generalmente amarilla, que muestra la sintaxis de la función.

Esta herramienta es sumamente útil al introducir funciones, en especial cuando no estamos familiarizados con ellas o en fórmulas complejas. Ayuda a identificar qué argumento estamos introduciendo.

• Versión en Español: SUMA(número1; [número2]; ...)
  
• Versión en Inglés: SUM(number1, [number2],....)

¿Cómo interpretar la sintaxis?

Primero es el nombre de la función y el paréntesis que se abre, después están los argumentos separados por ; (,) y finalmente el paréntesis que se cierra.

número1 (number1): Es el tipo de argumento que necesita la función. En este caso, los argumentos tienen que ser números (para poder sumar).

El tipo de argumento depende de la función de que se trate, pero existen varios tipos de argumentos, puede ser texto, enteros, valores lógicos, etc.

• Si el argumento esta en Negrillas: Es el argumento que se esta introduciendo en ese momento.
• Si el argumento NO tiene corchetes []: Son argumentos necesarios en la función y NO pueden ser omitidos. En este caso, el primer argumento “número1” (number1) es necesario. Al tratar de introducir una fórmula =SUMA() en cualquier celda, aparece una caja de diálogo indicando que hay un error en la fórmula.
• Si el argumento SI tiene corchetes []: Son argumentos opcionales de la función, el argumento “número2” (number2) no es indispensable en la función y puede ser omitido.
• Si el último argumento son puntos suspensivos.....: Significa que el número de argumentos puede variar, como en el caso de la función SUMA °SUM°. El número máximo de argumentos para una misma función son 30 (255 en la versión Excel 2007). Existen funciones sin argumentos, con un número fijo de argumentos, o con un número variable de argumentos.

Otras funciones en Excel

Una vez comprendida la función SUMA °SUM°, se está en posibilidad de utilizar algunas otras funciones.

Se aplican igual y contienen el mismo tipo de argumentos:

Nombre en español	Nombre en inglés	Uso
PROMEDIO	AVERAGE	Devuelve el promedio (media aritmética) de los valores.
CONTAR	COUNT	Cuenta el número de celdas que contienen números.
CONTARA	COUNTA	Cuenta el número de celdas que no están vacías.
MAX	MAX	Devuelve el valor máximo del grupo de valores.
MIN	MIN	Devuelve el valor mínimo del grupo de valores.
PRODUCTO	PRODUCT	Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.
DESVEST	STDEV	Función estadística que calcula la desviación estándar de una muestra.
DESVESTP	STDEVP	Función estadística que calcula la desviación estándar de una población.
VAR	VAR	Función estadística que calcula la variación de una muestra.
VARP	VARP	Función estadística que calcula la variación de una población.

 

 ¿Cómo obtener ayuda en funciones de Excel?

El problema más frecuente que enfrenta el usuario común es que ignora las funciones disponibles en Excel o qué argumentos utilizar.

Existen diversas fuentes de ayuda: Preguntar a amigo, consultar un experto en algún foro en Internet o la ayuda que obtenemos al presionar F1 en el teclado; sin embargo, para dudas en el tema que se ha tratado, una de las ayudas más útiles que proporciona Excel es el botón de Insertar Función de la barra de fórmulas.

 

Aquí podemos encontrar la función que buscamos.

 

Después de seleccionar la función deseada podemos ver una explicación de los argumentos y el resultado de la función.