Referencias en Excel. Parte 2

En el artículo anterior se trató sobre las referencia en Excel y como pueden referirse a cualquier celda o rango en cualquier hoja de Excel, pero ¿Qué pasa cuando se copian, cortan, borran o eliminan las celdas a las que se hacen referencia? ¿Qué pasa cuando se insertan celdas, columnas o renglones? ¿Que pasa con las referencias cuando las celdas con las fórmulas cuando estas celdas se copian o se cortan?

Veamos lo que pasa cuando las celdas o rangos de los que se hace referencia son modificados.
Estas son las modificaciones que pueden realizarse:

Borrar Celda o Rango (Clear)

Presionar la tecla Supr (Del) sólo borra el contenido de la celda o rango, tanto el formato como los comentarios permanecen intactos.

Para borrar, no sólo el contenido de una celda o rango, se selecciona y con el menú Edición > Borrar (Edit > Clear). Se puede borrar: -Todo -Formatos -Contenido -Comentarios

El borrar Celdas o Rangos NO altera las fórmulas que utilizan estas celdas como referencias, solamente el resultado es recalculado.

Eliminar Celdas o Rangos (Delete)

Se pueden eliminar celdas, rangos, filas completas, columnas completas y hojas completas. Al eliminar las celdas, éstas desaparecen y son remplazadas por otras celdas. Hay que ser más cautelosos que al borrar, ya que las referencias SI se alteran.

Para eliminar una celda o rango se selecciona el comando Edición > Eliminar (Edit > Delete) o se utiliza el menú contextual presionando el botón derecho del ratón.

En este ejemplo, la celda B1 se eliminará mientras que la fórmula en C1 hace referencia a B1
Al aplicar el comando Eliminar mientras la celda B1 es la celda activa aparece el siguiente diálogo. Al Eliminar celdas hay un desplazamiento de celdas para ocupar el lugar de la celdas que han sido eliminadas. Mediante este diálogo se elige qué tipo de desplazamiento se desea, o si se desea eliminar toda una fila o toda una columna.
Después de presionar el botón de Aceptar, así se ve la hoja de cálculo: La fórmula en C1 cambió de: =B1    a    =#¡REF! La fórmula en C2 cambió de: =B2    a    =B1

Esto es debido a que la celda B1 ha sido eliminada y la referencia en la fórmula en C1 ya no es válida y es remplazada por el error #REF
La celda B2 se desplazó hacia arriba para ocupar el lugar de la celda eliminada B1, por lo que la fórmula en la celda C2 cambió para mostrar la nueva referencia.

Insertar Celdas o Rangos (Insert)

Se pueden insertar celdas, rangos, filas completas, columnas completas y hojas completas. Al insertar las celdas, nuevas celdas aparecen y las otras celdas son desplazadas. Igual que Eliminar, hay que ser cautelosos al Insertar ya que las referencias SI se alteran.

Para insertar una celda o rango se selecciona el comando Insertar > Celdas (Insert > Cells) o se utiliza el menú contextual presionando el botón derecho del ratón.

En este ejemplo, se insertará una celda en la celda B1.
Al aplicar el comando Insertar mientras la celda B1 es la celda activa aparece el siguiente diálogo. Al insertar celdas hay un desplazamiento de las celdas que ocupan el rango donde se insertarán nuevas celdas. Mediante este diálogo se elige hacia dónde se desea el desplazamiento, o si se desea insertar toda una fila o toda una columna.
Después de presionar el botón de Aceptar, así se ve la hoja de cálculo: La fórmula en C1 cambió de: =B1    a    =B2 La fórmula en C2 cambió de: =B2    a    =B3

Esto es debido a que la celda B1 ha sido insertada y la celdas B1 y B2 han sido desplazadas hacia abajo y las fórmulas en las celdas C1 y C2 muestran ahora las nuevas referencias.

Cortar y Pegar (Cut & Paste)

Cortar y pegar una celda o un rango significa que esa celda o rango va a moverse de posición, desplazando a las celdas que originalmente estaban en esa nueva posición. La operación de cortar y pegar SI altera las referencias cuando existen fórmulas que utilicen como referencia a las celdas involucradas.

Este es un comando de dos pasos: Cortar y después Pegar. Para cortar una celda o rango se selecciona el comando usando el menú Edición > Cortar ( Edit > Cut) o se utiliza el menú contextual presionando el botón derecho del ratón. Una vez que se aplicó el comando Cortar, se ejecuta el comando Pegar usando el menú Edición > Pegar (Edit > Paste)

En este ejemplo, cortará la celda B1 y se pegará en la celda B2.
Después de Cortar y Pegar, así se ve la hoja de cálculo: La fórmula en C1 cambió de: =B1    a    =B2 La fórmula en C2 cambió de: =B2    a    =#¡REF!

Esto es debido a que la celda B1 se movió hacia la celda B2 y la celda C1 muestra ese movimiento.
La celda B2 fue eliminada y por eso la celda C2 muestra error al desaparecer la celda de la que se hacía referencia.

Copiar y Pegar (Copy & Paste)

Se aplica de la misma manera que Cortar y Pegar, pero la celda origen no sufre alteraciones y la celda destino no es desplazada.

Con los comandos Copiar y Pegar ninguna celda se mueve de lugar o es desplazada y por lo tanto NO altera las fórmulas que utilizan estas celdas como referencias, solamente el resultado es recalculado.

Conclusión

Es necesario tomar precauciones para no modificar accidentalmente las referencias en las fórmulas. Frecuentemente me piden ayuda con archivos en los que aparece el error #REF en muchas de las celdas donde antes se realizaban los cálculos.

En términos generales, es mejor utilizar los comandos de copiar y pegar y borrar en lugar de cortar, insertar y eliminar, sobre todo si no se conoce a fondo el archivo con el que se está trabajando.

Aún resta la tercera parte de esta serie, donde se analizarán las referencias absolutas, relativas y mixtas.

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