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jueves, 22 de enero de 2009

Tipos de Datos en Excel. Parte 1

Tipos de datos en Excel

Sigamos con la serie de artículos sobre los fundamentos de Excel. Ya vimos algunos artículos para uno de los principales usos de Excel: realizar cálculos. Ahora revisemos otra aplicación esencial de Excel, que es almacenar, organizar y manipular datos. En el artículo no cubriremos todos estos aspectos, solamente lo fundamental: ¿Qué son los Datos en Excel?

En principio pareciera un tema sencillo, pero no lo es tanto, he visto usuarios que llevan años utilizando Excel, pero que por desconocer estos principios, piensan que Excel se "comporta" raro o "hace" cosas raras.

En una celda de Excel puede haber 4 tipos de datos
  • Texto
  • Número
  • Valor Lógico
  • Fórmula
Si las celdas donde se introducen datos no tienen aplicado ningún formato de alineación, Excel aplica la siguiente alineación predeterminada:

  • Texto: Izquierda
  • Número: Derecha
  • Valor Lógico: Centro
  • Fórmula: Depende del tipo de dato del resultado.
Figura 1
Nota: Las fechas y horas son datos numéricos y dedicaremos un artículo posteriormente al tema.

Es buena práctica que en listas de datos, no se apliquen formatos de alineación; aún cuando no los tienen, podemos a simple vista saber el tipo de dato del que se trata

Al introducir algún dato en la hoja de cálculo, Excel trata de interpretar qué tipo de dato es. Algunas veces no considera lo que deseamos.

Al introducir en una celda
001
Excel lo interpreta como un dato numérico y lo alinea a la derecha y muestra:
1

Figura 2  Figura 3


Al introducir en una celda
1/65
Excel lo interpreta como una fecha (dato numérico) y lo alinea a la derecha y muestra:
Ene-65

Figura 4  Figura 5

Excel también cambió el formato, así que si borramos el contenido (Ene-65) de la celda e introducimos 5
Excel muestra:
Ene-00
Es necesario borrar el formato con Edición > Borrar > Formatos (Edit > Clear >Formats) para que la celda muestre
5

Al introducir en una celda
falso (minúsculas)
Excel lo interpreta como un dato lógico y lo alinea al centro y muestra:
FALSO (mayúsculas)

Figura 6  Figura 7

Al introducir en una celda
- Texto
Excel lo interpreta como una fórmula y muestra
#¿NOMBRE?

Figura 8  Figura 9

Este error se debe a que cualquier texto en una celda cuyo primer carácter contenga los signos -, +, =, Excel lo interpreta como fórmula, y al no reconocer la palabra "Texto", se presenta el error.

Una manera de evitar que Excel interprete el texto como otro tipo de dato, es utilizar como primer carácter el apóstrofe (')
Al introducir en una celda
'001
Excel lo interpreta como texto y muestra
001

Figura 10  Figura 11

En la celda no se muestra el apostrofe (').

No es práctico introducir el apóstrofe en cada una de las celdas de texto cuando se introduce mucha información en una hoja de trabajo.

Una forma rápida de evitar capturar el apóstrofe es dando a las celdas el formato de texto.

Seleccione el rango de celdas en las cuales piensa introducir texto y con el menú
Formato > Celdas (Format > Cells) aparece una ventana de diálogo, en la pestaña Número seleccionar de la lista la opción Texto

Figura 12

Utilizando este método, todo lo que se introduzca en ese rango se interpretará como dato de texto y lo alineará a la izquierda.

Al introducir en una celda
=A1
Excel lo interpreta como texto y muestra
=A1

Figura 13  Figura 14

Es necesario cambiar el formato de Texto por General, y volver a introducir la fórmula para que Excel lo interprete como fórmula.

Figura 15


Este tema aún no está completo, así que espera próximamente la continuación.

No olvides dejar comentarios sobre los artículos que aquí se presentan, ya que es retroalimentación necesaria para mejorar este sitio.

22 comentarios:

socrates aristoteles dijo...

buen dia Gaby:
Mi nombre es José Ignacio y he descubierto tu blog buscando una fórmula para mi trabajo, me considero novato en excel, nunca lo he estudiado pero por mi trabajo lo tenido que aprender de forma autodidacta.
La forma en que expones tus artículos para aprender excel son una manera fácil, entendible, te felicito por ello. Sigue adelante que muchos, como yo, no tienen tiempo ni dinero para pagar un curso de esta naturaleza.
Busco una fórmula para no tner que volver a teclear cantidades. Me explico: para llevar el control de ventas hice una pag. en la columna C puse #remision, en la D #factura, en E, importe neto, en F, A deposito, en G, A comision. Si en la columna de remisones tengo el num. de una remision, ¿como le hago para que el importe neto pase a comision y no a desposito. Necesito una formula que lea cuando el importe es comision y cuando es deposito.
gracias por tus artículos.
una pregunta personal ¿eres hermana de Pepe Cerra, sacerdote formador del Seminario de Matamoros?

socrates aristoteles dijo...

Gaby, me paso lo que cuenta Tomas de Iriarte en su fábula del burro flautista.
hice la formula de casualidad:
PARA LA COLUMNA A DEPOSITO (F5)
puse igual doble parentesis c5menor que d5cerrar parentesis y multiplicar por e5 y para la otra columna solo inverti el signo de menor que por el de mayor que. Con la formula no me puede publicar mi comentario.

BIEN DECIA UN MAESTRO, PREFIERO TENER ALUMNOS CURIOSOS QUE INTELIGENTES PORQUE LOS INTELIGENTES NO PREGUNTAN, Y LOS CURIOSOS PREGUNTAN, INVESTIGAN, BUSCAN HASTA SACIAR SU CURIOSIDAD.
SALUDOS

Gabriela Cerra dijo...

@Hola Socrates,
Que bueno que encontraste la respuesta, es una forma "curiosa" de resolverlo. Yo hubiera recomendado utilizar la función SI. Lo que estás haciendo es multiplicar el valor por 0 o por 1, ya que ese es el valor de FALSO o VERDADERO, resultado de la comparación.

Si, Pepe Cerra es mi hermano y ahora está en la parroquia de la asunción.

Espero poder seguir publicando artículos útiles

Saludos!

Isrrael Roldan dijo...

Hola Gaby como estas..., pues con una pregunta..., quizás tu puedas ayudarme, como puedo crear un formato perzonalizado..., para que dependiendo del número que haya, automaticamente muestre en la celda una palabra, algo como esto:

si escribo 1, la celda muestre: 1 Día
si escribo 2 en adelante, la celda muestre: 2 Días, etc....
ya intente... pero no lo logro...

Anónimo dijo...

hola Gaby, gracias por tomarte el tiempo para ensenarnos todo esto, personas como tu son las que hacen util el internet

Os. dijo...

Super!.. la info que proporcionas en este blog es exacta y muy util..
Me salvó de un inminente dolor de cabeza.. :)
Agradezco tu tiempo y dedicacion.
Oscar Hurtado M.

Anónimo dijo...

buenoas dias me pueden ayudar a realizar un vlookup ya que estoy tratando de elaborar un reporte de producion y no puedo entrelazar informacion

Anónimo dijo...

Hola, quería felicitarte por la sencillez con la que explicas estas cosas. Por si a alguno le interesa, buscando ayuda para operar el excel, encontre este blog y una página que quizás les ayude.
www.customgroup.com.ar
Saludos!

Ezequiel dijo...

Hola Gaby, ante todo muchas gracias por las miles de ayudas que das a la gente. Te quería hacer una consulta, quizás sabés. Tenés idea de alguna aplicación o programa (gratis) que me permita utilizar excel (o similar) online en tiempo real? Tengo una empresa de venta de artículos de electrónica por internet en la cual anotamos los movimientos de caja y stock en distintas computadoras y queremos que se actualice en el momento y no pisarnos entre nosotros. Estamos utilizando google docs, pero como el sistemita que yo cree utilizó muchas llamadas a otras hojas, me limita esa cantidad y tenemos que estar backupeando la info aprox. cada 4 días. Por otra parte utilizamos office 2003 en red, pero se actualiza como mínimo cada 5 min o cuando se graba en las computadoras. Escuché algunos comentarios que con office 2010 se podía laburar en tiempo real, pero no quiero hacer semejante cambio si no tengo esa certeza. También, si no es molestia, preguntarte si alguno de esos programas se pueden utilizar macros. Espero que sea haya entendido. Sino con mucho gusto te vuelvo a escribir con mas detalle. Saludos, Ezequiel

Gabriela Cerra dijo...

@Hola Ezequiel,

Hace un par de años estuve buscando una aplicación gratuita o de bajo costo como la que describes, encontré un par que aparentemente podrían ser útiles, pero no las pude adaptar a las necesidades especificas de ese momento. Por eso prefiero Excel, por su adaptabilidad.
Entiendo en parte el problema, pero la mejor solución depende de varias cosas que no especificas en tu comentario, puedes mandar un correo a excelARROBAgabrielacerra.com para hablar directamente.
Saludos!

Jm² dijo...

comparto mas tutoriales aqui: http://bit.ly/gGnx5j

angel gabriel dijo...

me parece q es un buen resumen del origen de exel ya q en otras paginas escriven por tres hojas para explicar esto q se izo en un peqeño espacio

angel ramos dijo...

me gusto la manera en q describe el como es la hoja de calculo ademas el dato q da ya q yo crei q la hoja de calculo la abia echo una empresa ya consolidada y no solo por iniciativa de un hombre

angel gabriel dijo...

me parece muy interesante como trata el tema ya q elimina la idea d q la hoja de calculo se izo por una empresa ya consolidadad y q la hoja de datos es antigua ademas menciona como fueron interviniendo distintas personas para su desarrollo

angel gabriel dijo...

es interesante como menciona lo q otras paginas no mencionan y es el conflicto q impidio un rapido desarrollo de exel

a dijo...

es interesante todo lo q tuvo q pasar para q al fin se pudiera acer la hoja con nombres a base del 123

angel gabriel dijo...

es increible q cuando micro ofice se creo exel fuera de los primeros progamas q se tomaron en cuenta para q la empresa funcionara

angel gabriel dijo...

es interesante el como uvo problema legales q inpidieron el rapido desarrollo de exel y de su empresa a la q pertenecia sin duda este es un bueb dato

angel gabriel dijo...

ME PARECIO Q ES UN BUEN RESUMEN SOBRE LA HISTORIA DE EXEL PERO CREO Q LE FALTARON ALGO DE IMAGENES YA Q TENIA MUY POCAS

angel gabriel dijo...

es sin duda alguna uno de los mejores resumenes de exel pero creo q le fato un poco mas de informacion dsobre el pleitpo legal q tuvo

Moises dijo...

Muy buen artículo sobre los tipos de datos en Excel. Creo que has dejado muy clara las diferencias y las características de cada uno de ellos.

Mauricio Montaño dijo...

Que buena nota Gabriela. Felicidades por tu buen blog.

Te invito a que visites el mio:

http://mbexcel.blogspot.com/

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