Tipos de Datos en Excel. Parte 1

Tipos de datos en Excel

Sigamos con la serie de artículos sobre los fundamentos de Excel. Ya vimos algunos artículos para uno de los principales usos de Excel: realizar cálculos. Ahora revisemos otra aplicación esencial de Excel, que es almacenar, organizar y manipular datos. En el artículo no cubriremos todos estos aspectos, solamente lo fundamental: ¿Qué son los Datos en Excel?

En principio pareciera un tema sencillo, pero no lo es tanto, he visto usuarios que llevan años utilizando Excel, pero que por desconocer estos principios, piensan que Excel se "comporta" raro o "hace" cosas raras.

En una celda de Excel puede haber 4 tipos de datos

• Texto
• Número
• Valor Lógico
• Fórmula

Si las celdas donde se introducen datos no tienen aplicado ningún formato de alineación, Excel aplica la siguiente alineación predeterminada:

Texto: Izquierda Número: Derecha Valor Lógico: Centro Fórmula: Depende del tipo de dato del resultado.

Nota: Las fechas y horas son datos numéricos y dedicaremos un artículo posteriormente al tema.

Es buena práctica que en listas de datos, no se apliquen formatos de alineación; aún cuando no los tienen, podemos a simple vista saber el tipo de dato del que se trata

Al introducir algún dato en la hoja de cálculo, Excel trata de interpretar qué tipo de dato es. Algunas veces no considera lo que deseamos.

Al introducir en una celda
001
Excel lo interpreta como un dato numérico y lo alinea a la derecha y muestra:
1

 

Al introducir en una celda
1/65
Excel lo interpreta como una fecha (dato numérico) y lo alinea a la derecha y muestra:
Ene-65

 

Excel también cambió el formato, así que si borramos el contenido (Ene-65) de la celda e introducimos 5
Excel muestra:
Ene-00
Es necesario borrar el formato con Edición > Borrar > Formatos (Edit > Clear >Formats) para que la celda muestre
5

Al introducir en una celda
falso (minúsculas)
Excel lo interpreta como un dato lógico y lo alinea al centro y muestra:
FALSO (mayúsculas)

 

Al introducir en una celda
- Texto
Excel lo interpreta como una fórmula y muestra
#¿NOMBRE?

 

Este error se debe a que cualquier texto en una celda cuyo primer carácter contenga los signos -, +, =, Excel lo interpreta como fórmula, y al no reconocer la palabra "Texto", se presenta el error.

Una manera de evitar que Excel interprete el texto como otro tipo de dato, es utilizar como primer carácter el apóstrofe (')
Al introducir en una celda
'001
Excel lo interpreta como texto y muestra
001

 

En la celda no se muestra el apostrofe (').

No es práctico introducir el apóstrofe en cada una de las celdas de texto cuando se introduce mucha información en una hoja de trabajo.

Una forma rápida de evitar capturar el apóstrofe es dando a las celdas el formato de texto.

Seleccione el rango de celdas en las cuales piensa introducir texto y con el menú
Formato > Celdas (Format > Cells) aparece una ventana de diálogo, en la pestaña Número seleccionar de la lista la opción Texto

Utilizando este método, todo lo que se introduzca en ese rango se interpretará como dato de texto y lo alineará a la izquierda.

Al introducir en una celda
=A1
Excel lo interpreta como texto y muestra
=A1

 

Es necesario cambiar el formato de Texto por General, y volver a introducir la fórmula para que Excel lo interprete como fórmula.

Este tema aún no está completo, así que espera próximamente la continuación.

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Referencias en Excel. Parte 3

No pensé que el tema de las Referencias llevaría tanto tiempo en cubrir, pero si no se comprenden bien lo que las referencias son, difícilmente te avanzará en el conocimiento de Excel. Si no has leído las dos primeras partes de este artículo, te recomiendo que lo hagas, en la Parte 1 vimos en qué consiste una Referencia y en la Parte 2 cómo las referencias se ven afectadas por varios comandos.

Algo muy importante en relación con las fórmulas, es la capacidad de copiar esas fórmulas a otras celdas, de esa manera, sólo nos ocupamos de editar una sola fórmula y al pegarla en otras celdas, tendremos tantas fórmulas como necesitemos sin necesidad de escribirlas una por una: tarea titánica cuando hablamos de miles de fórmulas! Pero, ¿Qué pasa con las referencias cuando copiamos y pegamos las fórmulas a otras celdas?

En este ejemplo tenemos en la celda B2 la fórmula: =A2
Al copiar la fórmula de B2 y pegarla en el rango B3:B11 podemos ver que las referencias cambian. En la celda B3 tenemos la fórmula =A3.

Referencias Relativas

Las referencias cambian de esta manera debido a que son Referencias Relativas.

Las referencias relativas cambian de acuerdo a la posición relativa de la celda que contiene la fórmula

La fórmula en B2
=A2
Le "dice" a Excel: hacer la celda B2 igual al valor de la celda que se encuentra en una columna a la izquierda y en la misma fila, así que al pegarla en la celda B3, Excel hará referencia a la celda que está una columna a la izquierda en la misma fila.

En este ejemplo tenemos en la celda B3 la fórmula: =A3
Al copiar la celda B3 y pegarla en la celda AD103 La fórmula ahora es: =AC103 Una columna a la izquierda y dos filas arriba.

Un ejercicio que podemos hacer es una tabla de equivalencia entre Pesos Mexicanos y U.S. dólares.
Verificando el tipo de cambio el día de hoy, encontré que es de 13.7595 pesos por cada dólar:

Una opción es introducir en la celda B2 la fórmula: =A3*13.7595 y copiarla al todo el rango.
Introducir el valor 13.7595 en la fórmula no es conveniente, ya que éste cambia constantemente, así que en la celda B1 introducimos este valor y en la celda B2 la fórmula: =A2*B1
Al copiar la celda B2 y pegarla en B3, la fórmula es: =A3*B2 La fórmula tiene como referencia B2 en lugar de B1, ya que es una referencia relativa.

¿Qué hacer para que al copiar una fórmula, la referencia no cambie?.

En estos casos se utilizan Referencias Absolutas.

Referencias Absolutas

Es una referencia a una celda o rango que no cambia, no importa a dónde es copiada.

En el ejemplo anterior, modificamos la fórmula a: =A2*$B$1 El signo $ le dice a Excel que la referencia es absoluta.
Al copiar la celda B2 y pegarla en todo el rango La fórmula en B3 ahora es: =A3*$B$1 La referencia $B$1 no cambia al copiar las fórmulas.

Ahora bien, quiero hacer lo mismo para Euros. Verifico el tipo de cambio y encuentro que 1 Euro equivale a 18.3340 pesos mexicanos.

Se introduce este valor en la celda C1 y al copiar la fórmula de la celda B2 en la celda C2 obtenemos lo siguiente:

La fórmula es: =B2*$B$1 Cuando en realidad necesitamos =A2*C1

En la referencia $B$1, el signo $ frente a la B ($B) le "dice" a Excel: hacer la referencia de la columna absoluta; mientras que el signo $ frente al número 1 ($1) le "dice" a Excel: hacer la referencia de la fila absoluta. Para resolver esto, es necesario utilizar referencias mixtas.

Referencias Mixtas

Existen dos tipos de Referencias Mixtas:

• Columna absoluta y fila relativa.
• Columna relativa y fila absoluta.

En el ejemplo anterior, para la fórmula en B2
=A2*B1
Se requiere que la primera referencia de columna absoluta y fila relativa $A1.
La referencia B1 debe de ser de columna relativa y de fila fija B$1.

De esta forma, la fórmula en B2 debe de ser: =$A1*B$1
Al copiar la celda B2 a todo el rango las fórmulas muestran las referencias correctas.

Para editar más fácilmente las referencias, en la barra de fórmulas, seleccione la referencia que requiere cambiar y presione F4 para alternar las combinaciones.

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Referencias en Excel. Parte 2

En el artículo anterior se trató sobre las referencia en Excel y como pueden referirse a cualquier celda o rango en cualquier hoja de Excel, pero ¿Qué pasa cuando se copian, cortan, borran o eliminan las celdas a las que se hacen referencia? ¿Qué pasa cuando se insertan celdas, columnas o renglones? ¿Que pasa con las referencias cuando las celdas con las fórmulas cuando estas celdas se copian o se cortan?

Veamos lo que pasa cuando las celdas o rangos de los que se hace referencia son modificados.
Estas son las modificaciones que pueden realizarse:

Borrar Celda o Rango (Clear)

Presionar la tecla Supr (Del) sólo borra el contenido de la celda o rango, tanto el formato como los comentarios permanecen intactos.

Para borrar, no sólo el contenido de una celda o rango, se selecciona y con el menú Edición > Borrar (Edit > Clear). Se puede borrar: -Todo -Formatos -Contenido -Comentarios

El borrar Celdas o Rangos NO altera las fórmulas que utilizan estas celdas como referencias, solamente el resultado es recalculado.

Eliminar Celdas o Rangos (Delete)

Se pueden eliminar celdas, rangos, filas completas, columnas completas y hojas completas. Al eliminar las celdas, éstas desaparecen y son remplazadas por otras celdas. Hay que ser más cautelosos que al borrar, ya que las referencias SI se alteran.

Para eliminar una celda o rango se selecciona el comando Edición > Eliminar (Edit > Delete) o se utiliza el menú contextual presionando el botón derecho del ratón.

En este ejemplo, la celda B1 se eliminará mientras que la fórmula en C1 hace referencia a B1
Al aplicar el comando Eliminar mientras la celda B1 es la celda activa aparece el siguiente diálogo. Al Eliminar celdas hay un desplazamiento de celdas para ocupar el lugar de la celdas que han sido eliminadas. Mediante este diálogo se elige qué tipo de desplazamiento se desea, o si se desea eliminar toda una fila o toda una columna.
Después de presionar el botón de Aceptar, así se ve la hoja de cálculo: La fórmula en C1 cambió de: =B1    a    =#¡REF! La fórmula en C2 cambió de: =B2    a    =B1

Esto es debido a que la celda B1 ha sido eliminada y la referencia en la fórmula en C1 ya no es válida y es remplazada por el error #REF
La celda B2 se desplazó hacia arriba para ocupar el lugar de la celda eliminada B1, por lo que la fórmula en la celda C2 cambió para mostrar la nueva referencia.

Insertar Celdas o Rangos (Insert)

Se pueden insertar celdas, rangos, filas completas, columnas completas y hojas completas. Al insertar las celdas, nuevas celdas aparecen y las otras celdas son desplazadas. Igual que Eliminar, hay que ser cautelosos al Insertar ya que las referencias SI se alteran.

Para insertar una celda o rango se selecciona el comando Insertar > Celdas (Insert > Cells) o se utiliza el menú contextual presionando el botón derecho del ratón.

En este ejemplo, se insertará una celda en la celda B1.
Al aplicar el comando Insertar mientras la celda B1 es la celda activa aparece el siguiente diálogo. Al insertar celdas hay un desplazamiento de las celdas que ocupan el rango donde se insertarán nuevas celdas. Mediante este diálogo se elige hacia dónde se desea el desplazamiento, o si se desea insertar toda una fila o toda una columna.
Después de presionar el botón de Aceptar, así se ve la hoja de cálculo: La fórmula en C1 cambió de: =B1    a    =B2 La fórmula en C2 cambió de: =B2    a    =B3

Esto es debido a que la celda B1 ha sido insertada y la celdas B1 y B2 han sido desplazadas hacia abajo y las fórmulas en las celdas C1 y C2 muestran ahora las nuevas referencias.

Cortar y Pegar (Cut & Paste)

Cortar y pegar una celda o un rango significa que esa celda o rango va a moverse de posición, desplazando a las celdas que originalmente estaban en esa nueva posición. La operación de cortar y pegar SI altera las referencias cuando existen fórmulas que utilicen como referencia a las celdas involucradas.

Este es un comando de dos pasos: Cortar y después Pegar. Para cortar una celda o rango se selecciona el comando usando el menú Edición > Cortar ( Edit > Cut) o se utiliza el menú contextual presionando el botón derecho del ratón. Una vez que se aplicó el comando Cortar, se ejecuta el comando Pegar usando el menú Edición > Pegar (Edit > Paste)

En este ejemplo, cortará la celda B1 y se pegará en la celda B2.
Después de Cortar y Pegar, así se ve la hoja de cálculo: La fórmula en C1 cambió de: =B1    a    =B2 La fórmula en C2 cambió de: =B2    a    =#¡REF!

Esto es debido a que la celda B1 se movió hacia la celda B2 y la celda C1 muestra ese movimiento.
La celda B2 fue eliminada y por eso la celda C2 muestra error al desaparecer la celda de la que se hacía referencia.

Copiar y Pegar (Copy & Paste)

Se aplica de la misma manera que Cortar y Pegar, pero la celda origen no sufre alteraciones y la celda destino no es desplazada.

Con los comandos Copiar y Pegar ninguna celda se mueve de lugar o es desplazada y por lo tanto NO altera las fórmulas que utilizan estas celdas como referencias, solamente el resultado es recalculado.

Conclusión

Es necesario tomar precauciones para no modificar accidentalmente las referencias en las fórmulas. Frecuentemente me piden ayuda con archivos en los que aparece el error #REF en muchas de las celdas donde antes se realizaban los cálculos.

En términos generales, es mejor utilizar los comandos de copiar y pegar y borrar en lugar de cortar, insertar y eliminar, sobre todo si no se conoce a fondo el archivo con el que se está trabajando.

Aún resta la tercera parte de esta serie, donde se analizarán las referencias absolutas, relativas y mixtas.

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Referencias en Excel. Parte 1

En el artículo anterior se mencionó a las referencias como uno del los elementos de las fórmulas y las funciones. Si se requiere hacer cálculos complejos en Excel, es necesario dominar lo relacionado a las referencias.

Antes de entrar en materia, definamos brevemente algunos términos, para quien no esté familiarizado con ellos.
 

Hoja de Cálculo (Spreadsheets):

Es un programa computacional que permite manipular datos; estos datos se presentan en forma de tablas. La hoja de cálculo permite principalmente realizar cálculos complejos, hacer gráficas y manejar listas de datos. Existen varias hojas de cálculo en el mercado, las más utilizadas son:

• Excel: Integrada en Microsoft Office. Es el objeto principal de este blog.
• Calc: Integrada en OpenOffice. Es una aplicación gratuita. Personalmente no la he utilizado; es similar a Excel y mucho de lo expuesto aquí, aplica también en Calc.

Libro de trabajo (Workbook):

Es un archivo creado por Excel. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .xls

El nombre del libro activo se puede observar en la barra de título.
 

Hojas de trabajo (Worksheet):

Cada libro de trabajo está formado por varias hojas de trabajo. Cada hoja de trabajo tiene su nombre, que podemos ver en la parte inferior en forma de pestañas. Podemos cambiar de hoja, sólo dando click con el ratón a las pestañas.

 

Fila, Columna, Celda y Rango (Row, Column, Cell y Range):

Las hojas de trabajo están formadas por tablas formadas por filas y columnas. A la intersección de una fila con una columna se le llama Celda. Rango es un grupo de Celdas.

• Las columnas se nombra por medio de letras: A, B, C…
• Las filas se nombran por medio de números 1, 2, 3.…
• Las celdas se nombran por el nombre de la columna seguida por el número de la fila A1, A2, B1, B2.….
• Los rangos se nombran por el nombre de la celda que está en la esquina superior izquierda y la celda inferior derecha, ambas separadas por dos puntos ":". El rango A1:B3 incluye las celdas A1, A2, A3, B1, B2 y B3.

 

Referencias:

Una referencia es una celda o un rango de celdas. Es lo que le "dice" a Excel dónde se localizan los datos que debe utilizar para los cálculos o para cualquier otra acción.

Si en la celda B1 se introduce la fórmula: =A1*2 Excel tomará el valor (constante o resultado de una fórmula) que se encuentra en la intersección de la columna A y el fila 1 (referencia A1) y lo multiplicará por 2 y mostrará el resultado en la celda B1. Al cambiar el valor en la celda A1, Excel realiza nuevamente el cálculo de la fórmula en B1.

 Si en la celda B5 se introduce la fórmula:
=SUMA(A1:A4) SUM(A1:A4)
Excel calculará la suma del valor en las celdas A1, A2, A3 y A4.
En la referencia A1:B3, se incluyen las celdas A1, A2, A3, B1,B2 y B3

La referencia puede pertenecer a la misma hoja de trabajo

La referencia puede pertenecer a otra hoja de trabajo en el mismo libro de trabajo

La referencia puede pertenecer a otro libro de trabajo. A esto se le conoce como referencias externas o vínculos externos (external links). Al libro que contiene los vínculos externos se le llama libro destino y al libro que contiene los datos originales se le llama libro origen. No es requisito que el libro origen esté abierto para realizar estos enlaces.

Si el libro externo está abierto, la referencia sólo muestra el nombre del libro.

Si el libro externo está cerrado, la referencia muestra la ruta completa.

 Cuando ambos libros están abiertos, Excel actualiza los vínculos de forma automática.
Al cambiar los valores en el libro origen, Excel ejecuta los cálculos para actualizar el libro destino.

Si ambos libros están cerrados y se abre el libro destino, Excel pregunta si se desean actualizar los vínculos mediante el siguiente diálogo:

Al seleccionar No Actualizar, Excel conservará los últimos datos y no tratará de buscar el libro origen para actualizar datos.

Al seleccionar Actualizar, Excel tratará de localizar el libro origen para actualizar los datos. Si el libro origen todavía existe y la referencia es válida, cualquier cambio de éste se reflejará en el libro destino.

Si el libro origen no se encuentra o las referencias no son válidas, Excel mostrará el siguiente diálogo:

Al seleccionar Continuar, Excel abrirá el libro de trabajo sin actualizar los vínculos externos.

Al seleccionar Modificar Vínculos, Excel mostrará el siguiente diálogo, que también puede ser invocado con el menú Editar > Vínculos (Edit > Links)

• Actualizar Valores: Excel tratará de localizar el libro origen para actualizar datos.
• Cambiar Origen: Permite seleccionar otro archivo como Libro origen. Esta opción es útil cuando el libro ha sido movido a otro directorio o cuando se requiere usar un libro diferente.
• Abrir Origen: Abrirá el libro origen.
• Romper vínculo: Remplaza todas las referencias con vínculos externos por sus valores actuales:
  =‘C:\[Libro1.xls]Hoja1’!$A$1*2
  Será remplazado por
  =5*2 (donde 5 era el último valor de la celda A1 en la hoja Hoja1 del libro Libro1.xls)
• Comprobar estado: Verifica si los libros origen existen y si las referencias son válidas.

Este diálogo también permite configurar los vínculos externos al seleccionar, si se desea, que la actualización de los vínculos sea de forma automática, es decir, cada vez que se abra el libro destino o de forma manual, utilizando el actual diálogo mediante el menú Editar > Vínculos (Edit > Links).

En la próxima entrega trataré sobre las referencias absolutas, las relativas y las mixtas, completando así Referencias en Excel.

Deja tus comentarios acerca del artículo. Hazme saber si la explicación ha sido clara o tus sugerencias para enriquecerlo.

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Fundamentos de fórmulas y funciones en Excel

Aún cuando la intención del blog no es incluir tutoriales, expongo algunos con los fundamentos de Excel. El propósito no es mostrar paso a paso cómo hacer algunas tareas de Excel, sino analizar detenidamente sus fundamentos.
Quien logre aplicarlos acelerará notablemente su aprendizaje.
El principal uso de una hoja de cálculo como Excel es precisamente ejecutar cálculos.
 

Fórmulas Básicas de Excel

Las fórmulas son ecuaciones matemáticas que ejecutan cálculos con los valores que se encuentran en una hoja de trabajo.

Un cálculo sencillo sería 5+2 Introducimos en la celda A1 la fórmula =5+2 La celda no muestra la fórmula, sino el resultado del cálculo, es decir 7

Si introducimos la fórmula =5+2*3 El resultado es 11, porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma 2x3=6 y después 6+5=11.

Para sumar y después multiplicar, se usan los paréntesis. La fórmula =(5+2)*3 Tiene como resultado 21 5+2=7 y después 7*3=21.

Resultaría poco práctico introducir los cálculos de esta manera, especialmente si hay que realizar varios, por lo tanto, en vez de usar valores en las fórmulas, se introducen valores en celdas y se hace referencia a esas celdas para ejecutar los cálculos:

En el siguiente ejemplo

En la celda B7 se encuentra la fórmula
=B2+B3+B4+B5.

En la celda C7 se encuentra la fórmula
=C2+C3+C4+C5.

En la celda C9 se encuentra la fórmula
=B7+C7.

En el momento en que alguno de los valores cambie, Excel actualiza nuevamente el cálculo utilizando el nuevo valor y muestra el nuevo resultado.

Es posible sumar fácilmente 5 valores como en el ejemplo pero, ¿qué ocurre cuando hay 20, 100, o incluso, varios miles de valores?

Para eso existen las funciones.
 

Elementos de las fórmulas de Excel.

• Signo de igual: (=) El primer carácter de una fórmula siempre es el signo de igual, éste le "dice" a Excel que tiene que ejecutar un cálculo.
• Constantes: Ejemplo: 5.
• Referencias: Ejemplo: B2. Excel realizará el cálculo con el valor que se encuentra en la intersección de la columna B y el renglón 2.
• Operadores: Ejemplo: (+) para sumar. Los operadores aritméticos son (existen también otros tipos de operadores):
  • + Suma,
  • - Resta y Negación
  • * Multiplicación
  • / División
  • % Porcentaje
  • ^ Exponenciación
• Paréntesis: Para controlar el orden en que Excel evalúa las expresiones de la fórmula.
• Funciones: Esto incluye a las funciones, como SUMA °SUM°;, y sus argumentos.
  

 

Funciones Básicas de Excel

Las funciones son fórmulas predefinidas. Las funciones pueden ejecutar cálculos simples o complejos.

La Función SUMA °SUM°

Regularmente, la primera función que los usuarios de Excel aprenden a utilizar es SUMA °SUM°.

En el ejemplo

La fórmula en la celda B7
=B2+B3+B4+B5
Fue cambiada a
=SUMA(B2:B5) °SUM(B2:B5)°

La fórmula en la celda C7
=C2+C3+C4+C5
Fue cambiada a
=SUMA(C2:C5) °SUM(C2:C5)°

La fórmula en la celda C9
=B7+C7
Fue cambiada a
=SUMA(B7; C7) °SUM(B7, C7)°
 

Elementos de la función en Excel:

• Nombre de la función: SUMA °SUM°es el nombre de la función; siempre está escrita en mayúsculas, si se escribe en minúsculas, Excel la convierte a mayúsculas al terminar de introducir la fórmula.
• Paréntesis: (.....) Toda función de Excel tiene un paréntesis que abre y otro que cierra: esto resulta obvio, pero en fórmulas avanzadas a veces es difícil determinar cuántos paréntesis hay que incluir y dónde cerrarlos.
• Argumentos: Los argumentos validos pueden ser:
  • Una Referencia de celda: Ejemplo: B7.
  • Un Rango: Ejemplo: A1:A10.
  • Una constante: Ejemplo: 5
  • Operaciones: Ejemplo: 3*6
  • Otra función: A esto se le nombra Funciones anidadas (nested).
• Separadores: Sirven para separar los argumentos. El separador que se utiliza cambia de acuerdo a la configuración de la computadora, no depende de Excel. En el panel de control están las opciones regionales y de lenguaje. Para el caso de México, el separador es punto y coma (;) y para el caso de EU es la coma (,).

 

Sintaxis de la función SUMA °SUM°

La sintaxis de una función indica la forma correcta en que deben estar colocados sus elementos.

A partir de la versión de Excel 2003, al momento de introducir una función aparece la herramienta de visualización (tooltip), que es una caja de diálogo, generalmente amarilla, que muestra la sintaxis de la función.

Esta herramienta es sumamente útil al introducir funciones, en especial cuando no estamos familiarizados con ellas o en fórmulas complejas. Ayuda a identificar qué argumento estamos introduciendo.

• Versión en Español: SUMA(número1; [número2]; ...)
  
• Versión en Inglés: SUM(number1, [number2],....)

¿Cómo interpretar la sintaxis?

Primero es el nombre de la función y el paréntesis que se abre, después están los argumentos separados por ; (,) y finalmente el paréntesis que se cierra.

número1 (number1): Es el tipo de argumento que necesita la función. En este caso, los argumentos tienen que ser números (para poder sumar).

El tipo de argumento depende de la función de que se trate, pero existen varios tipos de argumentos, puede ser texto, enteros, valores lógicos, etc.

• Si el argumento esta en Negrillas: Es el argumento que se esta introduciendo en ese momento.
• Si el argumento NO tiene corchetes []: Son argumentos necesarios en la función y NO pueden ser omitidos. En este caso, el primer argumento “número1” (number1) es necesario. Al tratar de introducir una fórmula =SUMA() en cualquier celda, aparece una caja de diálogo indicando que hay un error en la fórmula.
• Si el argumento SI tiene corchetes []: Son argumentos opcionales de la función, el argumento “número2” (number2) no es indispensable en la función y puede ser omitido.
• Si el último argumento son puntos suspensivos.....: Significa que el número de argumentos puede variar, como en el caso de la función SUMA °SUM°. El número máximo de argumentos para una misma función son 30 (255 en la versión Excel 2007). Existen funciones sin argumentos, con un número fijo de argumentos, o con un número variable de argumentos.

Otras funciones en Excel

Una vez comprendida la función SUMA °SUM°, se está en posibilidad de utilizar algunas otras funciones.

Se aplican igual y contienen el mismo tipo de argumentos:

Nombre en español	Nombre en inglés	Uso
PROMEDIO	AVERAGE	Devuelve el promedio (media aritmética) de los valores.
CONTAR	COUNT	Cuenta el número de celdas que contienen números.
CONTARA	COUNTA	Cuenta el número de celdas que no están vacías.
MAX	MAX	Devuelve el valor máximo del grupo de valores.
MIN	MIN	Devuelve el valor mínimo del grupo de valores.
PRODUCTO	PRODUCT	Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.
DESVEST	STDEV	Función estadística que calcula la desviación estándar de una muestra.
DESVESTP	STDEVP	Función estadística que calcula la desviación estándar de una población.
VAR	VAR	Función estadística que calcula la variación de una muestra.
VARP	VARP	Función estadística que calcula la variación de una población.

 

 ¿Cómo obtener ayuda en funciones de Excel?

El problema más frecuente que enfrenta el usuario común es que ignora las funciones disponibles en Excel o qué argumentos utilizar.

Existen diversas fuentes de ayuda: Preguntar a amigo, consultar un experto en algún foro en Internet o la ayuda que obtenemos al presionar F1 en el teclado; sin embargo, para dudas en el tema que se ha tratado, una de las ayudas más útiles que proporciona Excel es el botón de Insertar Función de la barra de fórmulas.

 

Aquí podemos encontrar la función que buscamos.

 

Después de seleccionar la función deseada podemos ver una explicación de los argumentos y el resultado de la función.

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¿Debo de aprender (o aprender más) Excel?

Mi Historia,

Era el año de 1991 cuando descubrí Excel. Tenía una poderosa Mac Classic con 20 Mb de disco duro, 2 Mb de RAM y monitor monocromático de 9 pulgadas.

Cuando ví el programa, no sabía muy bien en qué consistía; sólo sabía que podía hacer cálculos y gráficas. Pensé: "Tengo que aprender a usar este programa, me será útil cuando empiece a trabajar (era estudiante)". Nunca tuve tanta razón.

No recuerdo si era la versión 2 ó la 3. El programa completo de Excel cabía en un disquette de 1.44 Mb, y al menos para la versión para Macintosh, el programa era un solo archivo, y podía correrse desde el disquette.

Cada libro de trabajo tenía sólo una hoja; era posible abrir varios libros a la vez y hacer referencias a otros libros.

Conseguí un libro que se llamaba "Hands on Excel"; el libro incluía un disquette con ejercicios. Como era verano y estaba de vacaciones, en unos pocos días realicé todos los ejercicios del libro, y al cabo de una semana, ya podía hacer algunas macros básicas.

Recuerdo que hice una macro que al introducir la fecha en una celda, la macro generaba un calendario de ese mes. Fue amor a primera vista…  

 

¿Qué es Excel?

Es una aplicación de hoja de cálculo.

La primera hoja de cálculo VisiCalc salió al mercado en 1979. Durante los 80's y la primera mitad de los 90's hubo una guerra entre las diferentes hojas de cálculo.

La primera versión de Excel fue en 1985 y parece que llegó para quedarse. Con el tiempo Excel ha cambiado mucho

Excel 1.5

Excel 2003

Pero los usos las hojas de cálculo aún son los mismos:
- Realizar cálculos
- Manejar listas
- Hacer gráficas

En muchos centros de trabajo, Excel es la herramienta más usada y en algunos otros es prácticamente la única herramienta de trabajo. Se usa para llevar contabilidad, pare controlar inventarios, para análisis financieros, para analizar información de calidad, de producción, control de documentos, estadísticas, incluso para aplicaciones científicas y de ingeniería. En fin, miles de usos, y aunque existan sistemas que lleven esas tareas, muchas veces es difícil analizar la información que proporcionan, es ahí donde entra Excel.

Fuera del ambiente de trabajo, el uso de Excel también es popular y fácil. Basta con descargar del Internet (o diseñar uno mismo) algunas plantillas (templates) para uso personal como presupuestos, amortizaciones, control de gastos, calendarios, listas de diferentes tipos, etc.
- Ejemplos en español
- Ejemplos en inglés

 

¿Por qué aprender Excel?

Jorge Camoes dice en su blog que aprendió a usar Excel para poder pasar más tiempo con sus hijos; es tonto desperdiciar el tiempo en el trabajo mientras se puede salir temprano a jugar con los pequeños.

En una ocasión, ví una chica que trabajaba en una lista de aproximadamente 1,000 empleados. Después de una hora, observé que seguía laborando en la misma lista y le pregunté qué era lo que hacía. Estaba tecleando nuevamente todos los nombres de mayúsculas a mayúsculas y minúsculas; le mostré la función =NOMPROPIO() (=PROPER()); un minuto después la lista estaba completa.

En muchas ocasiones he visto ese rostro, mezcla de asombro y desconcierto; seguramente piensan en todo el tiempo que pudieron haber ahorrado (en ese momento y en el pasado) de haber conocido una simple función.

No es necesario ser experto de Excel para poder ahorrar tiempo, un par de funciones pueden librarte de horas de trabajo

 

Niveles de Conocimiento

Para saber si debes de aprender (o aprender más) Excel, es necesario comparar el nivel de conocimiento contra el nivel de utilización en tu vida diaria o en el trabajo.

A continuación escribo una lista, hecha a mi buen entender, de los niveles de conocimiento de Excel. Se aceptan sugerencias para completarla.

• Nivel 0: Nunca ha utilizado Excel, ni tiene idea de cómo usarlo.
• Novato: Puede introducir información en las celdas, aplicar algunos formatos, fórmulas básicas con operaciones aritméticas (+, -, *, /), funciones como SUMA() (SUM())
• Principiante: Aplica Autofiltros, Tablas dinámicas (pivot tables), gráficas, funciones que aplican a su tipo de trabajo: Ejemplo BUSCARV() (VLOOKUP()); puede ordenar (sort) listas de datos, entiende y puede adaptar fórmulas escritas por otras personas.
• Intermedio: Utiliza fórmulas avanzadas, puede encontrar y utilizar cualquier tipo de función, formatos condicionales, usa grupos en las tablas dinámicas, define nombres a rangos, se desplaza con facilidad y rapidez en archivos grandes.
• Avanzado: Utiliza fórmulas de matriz (array). Las usa, pero generalmente las copia de algún lugar, usa rangos dinámicos, importa datos de bases de datos o de internet, sus archivos se actualizan en forma automática o semiautomática.
• Experto: Realiza gráficas interactivas, sus archivos se actualizan automáticamente, realiza reportes complicados en unos cuantos minutos, agrega controles, escribe y entiende las funciones de matriz y busca facilitar el uso del archivo por otras personas (después de todo... ¿para qué hacer este maravilloso reporte, si sólo yo lo entiendo?)
• Gurú:Ha escrito por lo menos un libro sobre Excel, participa activamente en foros, imparten seminarios, generalmente tienen un sitio de Excel, son la fuente de conocimiento para todos aquellos realmente interesados en aprender Excel.

En resumen, podría decirse que mientras más se utiliza Excel, más se debería saber sobre el programa, sin embargo, hay personas que usan Excel como receta de cocina: aprendieron los pasos y los siguen al pié de la letra, sin imaginar que existen otras maneras de lograr el proceso de forma más rápida y eficiente.

Por otra parte, hay personas que no usan el Excel, ni saben para qué sirve: para ellos sería conveniente conocer las bases del programa, con el fin de estar preparados para el momento en que lo necesiten. Quizás lo requieren ahora mismo y no tiene idea del tesoro que guardan entre la paquetería que ya tienen instalada en su pc desde que la adquirieron.

Finalmente están los usuarios que utilizan mucho Excel pero, lamentablemente invierten mucho tiempo actualizando archivos y gráficas. Son eternos novatos o principiantes cuando tienen potencial para alcanzar calidad de expertos.

Como podemos darnos cuenta, siempre hay un buen motivo para explorar Excel y descubrir sus bondades.

Un saludo para todos.

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Personalizar Barra de Herramientas, mis bótones favoritos

No es mi intención hacer tutoriales para presentarlos aquí, éstos ya existen en línea. Algunos son difíciles de encontrar en español, pero ciertamente hay algunos muy buenos.

Conforme considere que vaya siendo necesario, aquí pondré los enlaces para que visiten los sitios donde puedan verse pantallas, paso a paso, relacionadas con el tema.

Se aceptan sugerencias sobre futuros temas y, si tienen dudas específicas, háganmelas saber para intentar orientarles.

Fue complicado elegir el tema para mi primer post, pero después de meditar un poco, pensé en lo que hago cada vez que uso Excel en una computadora que no es la que acostumbro: Agrego botones a la barra de herramientas.

Ese es el tema del día de hoy. Barra de Herramientas Perzonalizada, mis botones favoritos

En Excel 2003 y versiones anteriores (la interfase de Excel 2007 cambió completamente y no está considerada aquí), agregar los botones de comandos que se utilizan frecuentemente puede incrementar la productividad, ya que reducen el tiempo que se utiliza en buscar los comandos a través de menús y sub-menús. Para agregar botones a una barra de herramientas:

• Versión de Excel en español: Ver > Barra de herramientas > Personalizar > Comandos Aquí hay un tutorial que te dice cómo: Personalizar las barras de herramientas y los menús
• Versión de Excel en ingles: View > Toolbars > Customize > Commands. Aquí hay un pequeño video que te lo demuestra. How to customize Excel toolbars

Cada quien debe agregar los botones adecuados al tipo de comandos que utiliza frecuentemente.

En mi trabajo, por lo general utilizo gran cantidad de datos en forma de listas y mis botones favoritos están orientados en ese sentido.
Si hay algún comando que utilizas frecuentemente, entonces agrégalo a alguna barra de herramientas.

A continuación presento mis botones favoritos, y por qué lo son:

Autofiltro y Mostrar Todo

(Autofilter & Show all)

  

Posiblemente los que más utilizo. Estos están en la categoría de Datos (Data) y remplaza Datos > Filtro > Autofiltro (Data > Filter > Autofilter), son muy útiles al usar listas de datos.

Para aplicar un Autofiltro a una lista de datos:

• Aquí se explica el uso de los Autofiltros en la versión en español: Autofiltro avanzado en Excel
• Aquí hay un tutorial en la versión en inglés: Excel -- Filters -- AutoFilter Basics

Para aplicar el Autofiltro sólo es necesario seleccionar una celda de la lista, (no es necesario seleccionar todo el rango), para que el filtro se pueda utilizar eficientemente. Se recomienda no dejar renglones o columnas completas en blanco dentro de la lista.

El botón automáticamente aplica el menú de autofiltro y filtra la lista, de acuerdo al contenido de la celda activa. Si requiero aplicar más filtros, sólo selecciono una celda que contenga el criterio deseado y presiono el botón, tantas veces como sea necesario. Aquí está un tutorial que muestra cómo utilizar este botón Autofiltro - comandos personalizados

El botón Mostrar todo elimina todos los filtros aplicados a la lista sólo presionar un botón.

Agrupar y Desagrupar

(Group and Ungroup)

 

Estos comandos están en la categoría de Datos (Data) y remplaza Datos > Agrupar y Esquema > Agrupar (Data > Group and Outline > Group)

Generalmente, estos comandos se utilizan para agregar subtotales a las listas, pero yo los utilizo como un truco para ocultar y mostrar renglones y columnas fácilmente, en lugar de utilizar los comandos de Formato > Filas > Ocultar / Formato > Columnas > Ocultar (Format > Rows > Hide / Format > Columns > Hide)

En necesario seleccionar los Renglones y/o Columnas que se quieren ocultar y presionar el botón agrupar.

La ventaja principal de usar este método para ocultar renglones y columnas con respecto al método tradicional, es que se crea un esquema (outline) en la zona donde están los números de los renglones o en la zona donde están las letras de las columnas, según sea el caso, con los signos + ó - que, con presionarlos puedo ocultar y mostrar las columnas y los renglones. Hay ciertas columnas que siempre quiero tener a la vista y columnas que no siempre me interesa ver; de esta manera las oculto, pero las puedo mostrar nuevamente sólo con presionar el signo + y para ocultar de nuevo, sólo hay que presionar el signo -.

En la figura arriba, para ocultar las columnas F, G, H, presiono el signo -, para mostrar las columnas B, C, D presiono el signo +, mostrar todas las columnas presiono el 2 y para ocultar las columnas B, C, D, F, G, H presiono el 1.

Seleccionar Celdas Visibles

(Select Visible Cells)

Está en la categoría de Edición. En el sitio de Microsoft se explica cómo usar esta herramienta.

....Si frecuentemente copia rangos con celdas ocultas que desea mantener en ese estado, deberá considerar añadir la herramienta SELECCIONAR CELDAS VISIBLES a una barra, ya que simplifica el proceso. Funciona simplemente seleccionando un rango de celdas y haciendo clic en ella; con esto, Excel seleccionará únicamente el rango comprendido por las celdas visibles, y excluyendo las celdas con formato oculto. ....

Seleccionar Región Actual

(Select Current Region)

Está en la categoría Edición y remplaza Edición > Ir a > Especial > Región Actual (Edit > Go to > Special > Current Region)

Lo que este botón logra es expandir la selección actual a un rango rodeado por columnas y renglones vacíos. Si tengo una hoja con 15,000 renglones y 35 columnas y quiero seleccionar todo el rango, selecciono cualquier celda dentro de este rango y presiono el botón.

Inmovilizar Paneles

(Freeze Panes)

Está en la categoría de Ventanas y Ayuda. Este botón sustituye el comando Ventana > Inmovilizar paneles (Window > Freeze Panes)

Siempre es necesario tener a la vista algunos reglones y/o columnas (arriba e izquierda) en la hoja de cálculo mientras te desplazas a otras regiones de la hoja, al presionar el botón, los renglones arriba y las columnas a la izquierda de la celda activa quedan inmovilizadas y siempre visibles al desplazarse en la hoja.

Para eliminar esta inmovilización, presiono nuevamente el botón.

Pegar Valores

(Paste Values)

Está en la categoría de Edición y sustituye Edición > Pegar > Pegar Especial > Valores (Edit > Paste > Paste Special > Values)

Borrar Formato

(Clear Formatting)

Está en la categoría de Edición y sustituye Edición > Borrar > Formatos (Edit > Clear > Formats)

Excel siempre trata de adivinar el formato que uno quiere aplicar, despues de editar una fórmula, generalmente elimino el formato que aplica Excel, y asi veo el resultado real de la fórmula.

Incrementar / Disminuir tamaño de fuente

(Increase/Decrease Font Size)

 

Está en la categoría de Formato (Format). La ventaja de usar estos botones es que se puede seleccionar un rango con diferentes tamaños de Fuente y con sólo un clic se aumentan o disminuyen todas las fuentes en el rango, en lugar de tener que seleccionar rango por rango para especificar tamaños específicos para cada uno.

Alineación Vertical

(Vertical Alignment)

Está en la categoría de Formato y remplaza Formato > Celdas > Alineación > Vertical (Format > Cells > Alignment > Vertical)

No sólo existe la alineación horizontal, uso con cierta frecuencia la alineación vertical también.

Cámara

(Camera)

Está en la categoría de Herramientas y desconozco qué comando sustituye, sólo conozco el botón.

Es una herramienta poco documentada, no la utilizo mucho, pero se pueden lograr buenos efectos. Lo que hace esta herramienta es pegar una imagen de un rango de celdas en cualquier parte del libro de trabajo. Esta imagen esta enlazada con las celdas originales, cuando estas cambian, la imagen también cambia .

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Presentación

Hola a todos!

Mi nombre es Gabriela Cerra y hoy me decidí a realizar mi propio blog.

El pasado fin de semana buscaba unos trucos de Excel para mejorar algunas gráficas que había realizado; quería dar a mi trabajo una mejor presentación ya que, aunque conozco mucho de Excel, el diseño no es mi fuerte. Simplemente buscaba ideas para que las gráficas tuvieran mejor presentación y lograran dar el mensaje deseado.

La cantidad de información en el Internet es impresionante. Hay miles de sitios sobre Excel y cada vez que los visito, me doy cuenta de que no importa cuánto sepa, siempre hay miles de cosas que aún no sé.

Habiendo tanta información, nunca sentí que pudiera aportar mucho a lo que ya está en línea pero algo hizo que cambiara de idea: Mientras visitaba un blog, leí un comentario de un lector que tenía problemas para aplicar el truco a su versión de Excel en portugués; caí en la cuenta de que todos esos miles de sitios sobre Excel están escritos en inglés...me dió curiosidad y busqué sitios parecidos escritos en español y no encontré mucho.

Hay páginas con trucos, con tutoriales, manuales, etc. pero definitivamente, no se comparan con los sitios que acostumbro visitar. Me dí cuenta que muchas personas tienen la barrera del idioma para poder accesar todos esos sitios.

Hice una pequeña búsqueda sobre cómo realizar un blog, y ví que en Google tienen todas las herramientas necesarias, así que aquí estoy. Por lo pronto mi idea es ir publicando algunos trucos que hagan el trabajo en Excel más fácil, más divertido y eficaz. Quiero también publicarlo en inglés. Quizás, después de todo, sí puedo aportar algo... Espero, por lo pronto, sea útil para tí.

Gracias por visitar el blog y espera los primeros trucos de Excel en breve...

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