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miércoles, 26 de noviembre de 2008

Personalizar Barra de Herramientas, mis bótones favoritos

No es mi intención hacer tutoriales para presentarlos aquí, éstos ya existen en línea. Algunos son difíciles de encontrar en español, pero ciertamente hay algunos muy buenos.

Conforme considere que vaya siendo necesario, aquí pondré los enlaces para que visiten los sitios donde puedan verse pantallas, paso a paso, relacionadas con el tema.

Se aceptan sugerencias sobre futuros temas y, si tienen dudas específicas, háganmelas saber para intentar orientarles.

Fue complicado elegir el tema para mi primer post, pero después de meditar un poco, pensé en lo que hago cada vez que uso Excel en una computadora que no es la que acostumbro: Agrego botones a la barra de herramientas.

Ese es el tema del día de hoy. Barra de Herramientas Perzonalizada, mis botones favoritos

Figura 1

En Excel 2003 y versiones anteriores (la interfase de Excel 2007 cambió completamente y no está considerada aquí), agregar los botones de comandos que se utilizan frecuentemente puede incrementar la productividad, ya que reducen el tiempo que se utiliza en buscar los comandos a través de menús y sub-menús. Para agregar botones a una barra de herramientas:

Cada quien debe agregar los botones adecuados al tipo de comandos que utiliza frecuentemente.

En mi trabajo, por lo general utilizo gran cantidad de datos en forma de listas y mis botones favoritos están orientados en ese sentido.
Si hay algún comando que utilizas frecuentemente, entonces agrégalo a alguna barra de herramientas.

A continuación presento mis botones favoritos, y por qué lo son:


Autofiltro y Mostrar Todo

(Autofilter & Show all)
Autofiltro   Mostrar Todo

Posiblemente los que más utilizo. Estos están en la categoría de Datos (Data) y remplaza Datos > Filtro > Autofiltro (Data > Filter > Autofilter), son muy útiles al usar listas de datos.

Para aplicar un Autofiltro a una lista de datos:

Para aplicar el Autofiltro sólo es necesario seleccionar una celda de la lista, (no es necesario seleccionar todo el rango), para que el filtro se pueda utilizar eficientemente. Se recomienda no dejar renglones o columnas completas en blanco dentro de la lista.

El botón automáticamente aplica el menú de autofiltro y filtra la lista, de acuerdo al contenido de la celda activa. Si requiero aplicar más filtros, sólo selecciono una celda que contenga el criterio deseado y presiono el botón, tantas veces como sea necesario. Aquí está un tutorial que muestra cómo utilizar este botón Autofiltro - comandos personalizados

El botón Mostrar todo elimina todos los filtros aplicados a la lista sólo presionar un botón.


Agrupar y Desagrupar

(Group and Ungroup)
Agrupar  Desagrupar

Estos comandos están en la categoría de Datos (Data) y remplaza Datos > Agrupar y Esquema > Agrupar (Data > Group and Outline > Group)

Generalmente, estos comandos se utilizan para agregar subtotales a las listas, pero yo los utilizo como un truco para ocultar y mostrar renglones y columnas fácilmente, en lugar de utilizar los comandos de Formato > Filas > Ocultar / Formato > Columnas > Ocultar (Format > Rows > Hide / Format > Columns > Hide)

En necesario seleccionar los Renglones y/o Columnas que se quieren ocultar y presionar el botón agrupar.

La ventaja principal de usar este método para ocultar renglones y columnas con respecto al método tradicional, es que se crea un esquema (outline) en la zona donde están los números de los renglones o en la zona donde están las letras de las columnas, según sea el caso, con los signos + ó - que, con presionarlos puedo ocultar y mostrar las columnas y los renglones. Hay ciertas columnas que siempre quiero tener a la vista y columnas que no siempre me interesa ver; de esta manera las oculto, pero las puedo mostrar nuevamente sólo con presionar el signo + y para ocultar de nuevo, sólo hay que presionar el signo -.

Esquema

En la figura arriba, para ocultar las columnas F, G, H, presiono el signo -, para mostrar las columnas B, C, D presiono el signo +, mostrar todas las columnas presiono el 2 y para ocultar las columnas B, C, D, F, G, H presiono el 1.


Seleccionar Celdas Visibles

(Select Visible Cells)
Celdas Visibles

Está en la categoría de Edición. En el sitio de Microsoft se explica cómo usar esta herramienta.

....Si frecuentemente copia rangos con celdas ocultas que desea mantener en ese estado, deberá considerar añadir la herramienta SELECCIONAR CELDAS VISIBLES a una barra, ya que simplifica el proceso. Funciona simplemente seleccionando un rango de celdas y haciendo clic en ella; con esto, Excel seleccionará únicamente el rango comprendido por las celdas visibles, y excluyendo las celdas con formato oculto. ....


Seleccionar Región Actual

(Select Current Region)
Region actual

Está en la categoría Edición y remplaza Edición > Ir a > Especial > Región Actual (Edit > Go to > Special > Current Region)

Lo que este botón logra es expandir la selección actual a un rango rodeado por columnas y renglones vacíos. Si tengo una hoja con 15,000 renglones y 35 columnas y quiero seleccionar todo el rango, selecciono cualquier celda dentro de este rango y presiono el botón.


Inmovilizar Paneles

(Freeze Panes)
Inmovilizar Paneles

Está en la categoría de Ventanas y Ayuda. Este botón sustituye el comando Ventana > Inmovilizar paneles (Window > Freeze Panes)

Siempre es necesario tener a la vista algunos reglones y/o columnas (arriba e izquierda) en la hoja de cálculo mientras te desplazas a otras regiones de la hoja, al presionar el botón, los renglones arriba y las columnas a la izquierda de la celda activa quedan inmovilizadas y siempre visibles al desplazarse en la hoja.

Para eliminar esta inmovilización, presiono nuevamente el botón.


Pegar Valores

(Paste Values)
Pegar Valores

Está en la categoría de Edición y sustituye Edición > Pegar > Pegar Especial > Valores (Edit > Paste > Paste Special > Values)


Borrar Formato

(Clear Formatting)
Borrar Formato

Está en la categoría de Edición y sustituye Edición > Borrar > Formatos (Edit > Clear > Formats)

Excel siempre trata de adivinar el formato que uno quiere aplicar, despues de editar una fórmula, generalmente elimino el formato que aplica Excel, y asi veo el resultado real de la fórmula.


Incrementar / Disminuir tamaño de fuente

(Increase/Decrease Font Size)
Incrementar Fuente  Disminuir Fuente

Está en la categoría de Formato (Format). La ventaja de usar estos botones es que se puede seleccionar un rango con diferentes tamaños de Fuente y con sólo un clic se aumentan o disminuyen todas las fuentes en el rango, en lugar de tener que seleccionar rango por rango para especificar tamaños específicos para cada uno.


Alineación Vertical

(Vertical Alignment)
Alineacion Vertical

Está en la categoría de Formato y remplaza Formato > Celdas > Alineación > Vertical (Format > Cells > Alignment > Vertical)

No sólo existe la alineación horizontal, uso con cierta frecuencia la alineación vertical también.


Cámara

(Camera)
Camara

Está en la categoría de Herramientas y desconozco qué comando sustituye, sólo conozco el botón.

Es una herramienta poco documentada, no la utilizo mucho, pero se pueden lograr buenos efectos. Lo que hace esta herramienta es pegar una imagen de un rango de celdas en cualquier parte del libro de trabajo. Esta imagen esta enlazada con las celdas originales, cuando estas cambian, la imagen también cambia .


1 comentario:

Anónimo dijo...

hola Gaby:

Me gusto mucho tu blog... henorabuena por esta ayuda... y sobre todo por que esta en español...

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